การวางแผนและจัดองค์การของระบบ OA งานครั้งที่3

การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ คือ การศึกษารายละเอียดทั้งหมดของระบบสำนักงานปัจจุบันเพื่อนำไปประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจสำหรับกำหนดทิศทางหรือแนวทางในการปฏิบัติที่เหมาะสม ที่จะเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงานในขณะนั้นไปสู่การเป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีกว่าเดิม
ผู้บริหารระดับสูงอาจมีการเช็คสอบโดยใช้ใบตรวจรายการ (Checklist) เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เช่น ความสามารถของระบบ ตัวเครื่อง หน่วยความจำ การฝึกอบรม การดูแลรักษา เป็นต้น เพื่อช่วยในการเลือกซื้อ และตัดสินใจนอกจากนั้นมักให้ความสำคัญกับการประสานสำนักงานเป็นหนึ่งเดียว (coordinated office) คือมีระบบเชื่อมโยงทุกด้านหรือพูดง่ายๆ คือ OA ที่แท้จริง
หลังจากการวางแผนกำหนดระบบ OA แล้วต้องมีการจัดองค์การเพื่อติดตั้งในสถานที่ให้เหมาะสม ในบริษัทขนาดเล็กที่ใช้เพียง minicomputer อาจให้ผู้บริหารสำนักงานรับผิดชอบโดยจัดตั้งในศูนย์คอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ต้องมีหน่วยงานรองรับโดยเป็นศูนย์สารสนเทศส่วนกลางประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ นักวิเคราะห์ โปรแกรมเมอร์ และผู้ปฏิบัติงานคอมพิวเตอร์ซึ่งจะดูแลงานส่วนกลางและรายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายระบบสารสนเทศหรือผู้บริหารระดับโดยตรงการจัดตั้งองค์การเพื่อระบบงาน OA ขึ้นอยู่กับขนาดของคอมพิวเตอร์และเป้าหมายที่กำหนดไว้สำหรับระบบ ซึ่งควรมีการจัดระบบการฝึกอบรมและการแนะนำดูแลพนักงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้เกิดการระมัดระวังและไม่เกิดผลกระทบเชิงลบ ผู้บริหารสำนักงานต้องให้ความสนใจตามประสิทธิภาพ การใช้อุปกรณ์ในระบบ อาจใช้สื่อภายในสำนักงาน
แหล่งที่มา http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm